מה הוא מאזן הבוחן ככלי בקרה?
הציפייה ממאזן הבוחן:
מאזן בוחן מאפשר לקיים בקרה על הרישום בספר הראשי.
מאזן בוחן מאוזן מוכיח שסך כל הסכומים הרשומים בצד חובה של הספר הראשי, שווה לסך כל הסכומים הרשומים בספר הראשי בצד זכות. אין להסיק מכך שכל הפעולות נרשמו כהלכה או שספרי החשבון הם מלאים ותקינים.
מאזן הבוחן הוא מקור ראשוני ממנו ניתן לשאוב מידע על נכסי העסק, על קשרי המסחר שהוא מקיים עם גורמים חיצוניים ועל רווחיו.
עסק יערוך מאזן בוחן בתדירות התואמת את המדיניות החשבונאית שקבע לעצמו.
בדיקות תקינות
כאשר הרישום החשבונאי נערך באמצעות מחשב מתקיימת בדיקה שוטפת כדי לוודא שהנתונים שהוזנו עונים לכללי התקינות, וכדי לבדוק אם קיים איזון בכל תנועה שהוזנה למחשב.
תנועה בלתי מאוזנת נדחית מיד, ואינה מגיעה לחשבונות הספר הראשי. מאזן הבוחן הוא חלק מובנה בתהליך עיבוד הנתונים החשבונאי.
ברישום הידני בודק מאזן הבוחן אם קיים איזון בין הרישום לחובה לבין הרישום לזכות, לאחר שהנתונים כבר שובצו בחשבונות השונים.
אם אותר חוסר איזון, יש לאתר את מקור השגיאה שגרמה לו ולפעול לתיקונה.
שגיאות שכיחות
- רישום של פעולה בצד חובה בספר הראשי ללא רישום מקביל בצד זכות, וכן להפך. ניתן לאתר שגיאה כזאת כאשר משווים את סיכום התנועה במאזן הבוחן לעומת סיכום היומן לאותה תקופה.
- דילוג על חשבון בעת הכנת מאזן הבוחן. אם הדילוג הוא רק על חשבון אחד יהיה ההפרש במאזן הבוחן שווה ליתרה החסרה.
- חילופי ספרות בעת העתקת סכום. במקרה זה יתחלק ההפרש ב-9. לדוגמא, אם המספר 916 הועתק כ-961. ההפרש הוא 45, ומספר זה מתחלק ב-9 ללא שארית.
- הצבת יתרת חובה בצד זכות, או יתרת זכות בצד חובה. אם השגיאה היא רק ביתרה אחת, יתקבל במאזן הבוחן הפרש השווה לכפל הסכום של אותה יתרה.
מגבלות מאזן הבוחן
תיתכן סדרה של שגיאות ושיבושים שעלולים להסתנן למערכת ספרי החשבון, מבלי שיתגלו באמצעות מאזני הבוחן. המידע שיתקבל מקריאת החשבונות הנוגעים בדבר עלול להיות חסר או שגוי, וזאת למרות שבמאזן הבוחן התקבל איזון בין סיכום טורי החובה והזכות.
להלן סוגים של שגיאות ושיבושים שעלולים לחדור למערכת, גם הידנית וגם הממוחשבת, בלי שמאזן הבוחן יגלה אותם:
א. השמטה של פעולה:
פעולה לא נרשמה ביומן, לא בצד בחובה ולא בצד זכות. המידע שיתקבל מקריאת החשבונות הנוגעים בדבר יהיה חסר, למרות שנשמר האיזון בין חובה לזכות.
לדוגמא: מסמן על מכירה באשראי לא נרשם מסיבה כלשהי ביומן, ולכן גם לא עודכנו כראוי החשבונות "לקוחות" ו"מכירות".
ב. רישום מיותר:
פעולה מסויימת נרשמה ביומן יותר מפעם אחת. התוצאה לא תגרום לחוסר איזון, למרות שהמידע בחשבונות הנוגעים בדבר משובש.
לדוגמא:בשל טעות נרשמה קניה באשראי פעמיים ביומן. כפילות זו הועברה לחשבונות כאילו בוצעו שתי קניות. הסכומים בחשבונות "קניות" ו"ספקים" גדולים מהדרוש.
ג. טעות בזיהוי חשבון:
פעולה שויכה לחשבון בלתי נכון. במקרה זה יווצר שיבוש גם בחשבון בו נרשמה התנועה כרישום עודף וגם בחשבון בו היתה התנועה אמורה להירשם כרישום חסר.
לדוגמא: תשלום בשק עבור שימוש בחשמל נרשם ביומן לחובת חשבון "לקוחות" ולזכות חשבון "עו"ש בבנק". חשבון "הוצאות חשמל" ישקף עלויות קטנות מדי, בעוד שחשבון "לקוחות" יגדיל ללא הצדקה את החובות כלפי העסק. הטעות לא ערערה את האיזון.
ד. היפוך חשבונות:
החלפה בין חשבונות. זה שנועד שתרשם בו תנועה לחובה – זכות, וזה שיש לרשום בו תנועה לזכות – חוייב. תוכן שני החשבונות סולף, והתוצאה מטעה, למרות שהאיזון בין חובה לבין זכות נשמר.
לדוגמא: השקעת הבעלים נרשמה כמשיכת בעלים. במקום לחייב את חשבון קופה ולזכות את חשבון ההון, נרשם ההיפך: ההון חוייב והקופה זוכתה. שגיאה זאת תתגלה כאשר לא תימצא התאמה בין ספירת מצאי הקופה לבין יתרת החשבון, אך לא ע"י מאזן הבוחן.
ה. טעות הזנה:
טעות בהעתקת נתון ממסמך המקור בשעת הרישום ביומן, או בעת ההקלדה למרשמי המחשב. אותו סכום שגוי נרשם גם לחובה וגם לזכות. בהמשך הועבר השיבוש גם לחשבונות הנוגעים בדבר בספר הראשי. המידע נפגם אך האיזון נשמר.
לדוגמא: במסמך רשום שהוחזרה לספקים סחורה שמחירה 970₪ אך ביומן חוייב חשבון הספקים בסכום של 790₪ כנגד זיכוי חשבון החזר לספקים באותו הסכום.
ברישום הממוחשב קיימות שיטות שונות לבחינת תקינות הסכומים בעת ההזנה.
ו. טעות מתפצה:
בספרים נרשמו מספר טעויות. כל אחת בפני עצמה היתה מתגלה, כיוון שמאזן הבוחן לא היה מתאזן.
אולם, בסיכום הטעויות נוצר מצב שטעות אחת נותנת פיצוי לטעות אחרת, ושתי הטעויות משלימות זו את זו, אך אינן גורמות לחוסר איזון. עם זאת קיימים במערכת שני חשבונות שאינן תקינים.
טעות מעין זו אפשרית רק ברישום ידני. ברישום הממוחשב נבדק האזון של כל תנועה בנפרד, ושתי התנועות היו נדחות.
לדוגמא: אם אחרי הרישום השגוי: חובה קופה 90 – זכות לקוחות 190, יבוא רישום שגוי נוסף: חובה ספקים 110, זכות שקים לפרעון 10, יתאזן סיכום מאזן הבוחן למרות שבמערכת החשבונות יש יותר מטעות אחת.