תנועת שטרות + כרטיסי אשראי עם הסבר על הספר הראשי ומאזני בוחן

הרישום החשבונאי של תנועת השטרות וכרטיסי האשראי.

תנועת שטרות:

הרישום החשבונאי של שטרות דומה מאוד לזה של שיקים דחויים. גם שמות החשבונות כמעט זהים.

ההבדל העיקרי מבחינת הרישום נובע מהעובדה שהשטרות ניתנים לפרעון גם בין כותלי העסק, או במקום שנקבע בין הצדדים והם אינם זקוקים בהכרח לבנק שמטפל בגבייה.

מכאן, שייתכן רישום כמו חובה: קופה – זכות: שטרות לקבל.

בעוד שלא יתכן רישום כזה לגבי שיקים דחויים המופקדים בחשבון העו"ש לצורך קבלת תמורתם.

עם זאת ניתן להסב שטרות לספקים, למסור שטרות לבנק לצורך גבייתם, או למסור שטרות לניכיון בבנק, בדיוק באותו אופן שבו נעשות פעולות אלה בשקים דחויים.

להלן טבלת השוואה בין שמות החשבונות המתייחסים לשטרות ואלה המתייחסים לשיקים דחויים:

שיקים דחויים

שיקים לקבל

שיקים לגבייה

שיקים לניכיון

שיקים לפרעו

שטרות

שטרות לקבל

שטרות לגביה

שטרות לניכיון

שטרות לפרעון

מידע נוסף על שטרות, ועל ההבדלים בינם לבין שיקים מופיע בפרק העקרונות (אמצעי תשלום).

כרטיסי אשראי

עסקים מוכרים מוצרים המספקים שירותים תוך שימוש בכרטיסי אשראי. החוק מגדיר כרטיס אשראי כך:

לוחית או חפץ אחר לשימוש חוזר המיועדים לרכישת נכסים מאת ספק ללא תשלום מיידי של התמורה.

חברת אשראי המנפיק, משרתת את לקוחות הבנקים בכך שהיא מנפיקה להם כרטיס אשראי.

לבתי עסק, מעניקה חברת אשראי שירותי סליקה.

תהליך הרכישה באמצעות כרטיס אשראי הוא פועל יוצא משתי התקשרויות חוזיות:

א. התקשרות לאורך זמן בין חברת האשראי לבין הלקוח:

החוק קובע שהסכם התקשרות מסוג זה יערך בכתב. להלן עיקרי ההתקשרות בין הצדדים:

1. הלקוח מתחייב לשלם לחברת האשראי את תמורתם של הנכסים שרכש והשירותים שקיבל באמצעות הכרטיס שבידו. חברת האשראי גובה את הכספים מחשבון העו"ש של הלקוח.
   המקור למימון העסקה הם או כספים של הלקוח המופקדים בבנק, או מסגרת אשראי שהבנק מוכן להעמיד לרשום הלקוח.
2. חברת האשראי מתחייבת כלפי הלקוח לשלם את התמורה המגיעה למוכרי הטובין או נותני השירות השונים, וזאת בניכוי עמלת טיפול.

לספק מובטח לפיכך שיגבה את המגיע לו, משום שחברת האשראי תזרים את הסכומים ישירות לחשבון העו"ש שלו.

ב. התקשרות לביצוע עסקה מוגדרת בין ספק לבין קונה:

הקונה והספק שמקבל מחבר את האשראי שירותי גבייה, הם לקוחות של חברת האשראי.

המסמך המתעד ביצוע עסקה באמצעות כרטיס אשראי יכלול פרטים אלה:

1. שם הספק.
2. המספר המוטבע על הכרטיס.
3. שם הלקוח.
4. סכום העסקה.
5. תאריך ביצוע העיסקה.
6. חתימת הלקוח.

עסקה שמתבצעת ללא מסמך כאמור, כגון עסקת אשראי טלפונית, נחשב גם היא עסקה תקפה, אבל מטעמי זהירות נקבעו כללים מיוחדים עסקה עם מסמך חסר.

מכירה כנגד כרטיס אשראי, היא מכירה באשראי לכל דבר, שמבחינתו של הספק החייב הוא חברת האשראי.

עסקה כזאת תירשם בספרי המוכר חובת: חברת האשראי – לזכות: מכירות.

קבלת התמורה בניכוי עמלה כמובן, מחברת האשראי תירשם בספרי המוכר לחובת: עו"ש בבנק והוצאות עמלה – לזכות: חברת האשראי.

דגשים חשובים ביותר:

• אין לרשום נתון בספר הראשי, אם לא נרשם תחילה ביומן. כל פעולה רשומה ביומן, תועבר לספר הראשי.
• כל פקודת יומן חייבת להיות מלווה במסמך.

הספר הראשי ומאזני בוחן

רישום ביומן נערך כאמור בסדר כרונולוגי, אירוע אחר אירוע, אבל לבעלי העסק דרוש גם מידע מצטבר ממויין לפי נושאים.

לדוגמא: בעלי עסק ירצו לדעת בכמה הסתכמו הקניות בתקופה מסוימת, או מה היא יתרת חובם של הלקוחות ליום מסויים, או מהי יתרת ההתחייבות של העסק לספקים ביום מסוים וכו'. מתוך רישומי היומן קשה להגיע למידע ממוין מסווג.

כדי להפיק מידע לפי חתך של נושאים יש להעביר את הנתונים מהיומן אל החשבונות השונים.

סך כל החשבונות מהווים קובץ שנקרא קובץ החשבונות או הספר הראשי.

בעסק שמנהל את הרישום באמצעות מחשב נערך עיבוד שבודק את תקינות הרישום ביומן ואת שלמותו, ואם ממצאי הבדיקה תקינים מועברים נתונים בתהליך אוטומטי אל החשבונות לסוגיהם, ללא צורך ברישום נוסף.

בעסקים שמנהלים את הרישום ידנית נדרש להעתיק את הנתונים, בהמשך נשתמש במושג "להעביר", מהיומן אל החשבונות השונים. לצורך הלימוד והבנת התהליך יתמקד עיקר הדיון בהמשך ברישום הידני.

בעסק שהרישום בו הוא ידני, דרושים גם כלי בקרה כדי לאמת שכל נתון שנרשם ביומן אכן הועבר גם לספר הראשי.

חשבון הוא כאמור יחידת רישום שצוברת נתונים בנושא מוגדר. להלן דוגמא אפשרית של חשבון בספר הראשי במקרה זה, חשבון "קופה":

יתרות לחובה ויתרות לזכות

יתרה

חשבון ההוצאות: יתרתו תהיה תמיד ב-0 או בחובה.

חשבונות ההכנסות: יתרתו תהיה תמיד ב-0 או בזכות.

חשבון הנחות מסחריות, הינו חשבון תוצאתי.

קיימת סבירות שבחשבונות מסוימים יהיה סיכום התנועה בחובה גדול מסיכום התנועה בזכות, כלומר היתרה תהיה תמיד יתרת חובה.

דוגמא א': לא סביר שיתרת חשבון "קופה" תהיה בזכות, משום שלא מתקבל על הדעת שהוצאו מהקופה יותר כספים משהופקדו בה.

דוגמא ב': אם בחשבון "ציוד" קיימת יתרת זכות, יש להסיק שנפלה טעות ברישום. החשבון הוא ממשי, משקף נכסים שבבעלות העסק, ולא סביר שיתרתו תהיה לזכות.

חשבון מסווג:

ממשי + רכוש = היתרה בחובה.

אישי + חוב כלפי העסק = היתרה בחובה.

תוצאתי + הוצאה = היתרה בחובה.

אישי + התחייבות של העסק = היתרה בזכות.

תוצאתי + הכנסה = היתרה בזכות.