איך מגלים שגיאות ידנית?
במהלך עבודת הרישום של נתונים חשבונאיים עלולות ליפול שגיאות. אזהרה על קיומה של שגיאה עשויה להתקבל בין היתר באחת מהדרכים הבאות:
- שימוש באמצעי הבקרה:
לרשות מערכת הנהלת החשבונות עומדים אמצעי בקרה אחדים, וביניהם:
כלים לבדיקת חוסר איזון של טורי היומן, חוסר איזון של טורי מאזן הבוחן, חוסר התאמה בין סיכום התנועה במאזן הבוחן לבין סיכום היומן לאותה תקופה וכו'. - ברישום הממוחשב נמנעות טעויות של חוסר איזון מלכתחילה, כיוון התוכנות השונות מתריעות מיידית על הזנת פקודת יומן לא מאוזנת. ואם היומן מאוזן, הרי שממילא הספר הראשי ומאזן הבוחן גם הם מאוזנים בהיותם למעשה מוצרי לוואי של הרישום ביומן.
- חוסר סבירות ביתרה של חשבון:
לדוגמא: יתרת זכות בחשבון קופה, יתרת חובה בחשבון ספקים, יתרת זכות בחשבון הוצאות וכו'. - השוואה עם גורמי חוץ:
א. השוואה יזומה על ידי העסק:
כיוון שבנקים, ספקים ולקוחות מנהלים בספריהם חשבונות שתוכנם אמור להיות זהה לזה המתנהל בעסק, ניתן לערוך השוואה עם רישומי אותם גורמים ולהיעזר בהם לגילוי שגיאות שנפלו ברישומי העסק.
ב. התרעה על ידי גורם חיצוני:
כמו למשל אם לקוח מערער על דרישת תשלום של העסק וערעורו מוצדק, או שלספק תביעה מבוססת לתשלום – בשונה ממה שרשום בספרי העסק וכו'.
הטכניקה של תיקון שגיאות:
רישום שגוי בחשבון כלשהו יכול לגרום לאחד משני אלה:
א. הסכום הרשום בחשבון קטן מדי.
במקרה כזה יוגדל הסכום על ידי רישום ההפרש באותו צד של החשבון (רישום חובה משלים חסר בחובה, ורישום זכות משלים חסר בזכות).
ב. הסכום הרשום בחשבון גדול מדי.
במקרה זה יוקטן הסכום על ידי רישום ההפרש בצד ההפוך של החשבון (רישום זכות מקטין רישום בחובה, ורישום חובה מקטין רישום בזכות).
- היחס שבין חובה לזכות בהקשר של תיקון שגיאות דומה ליחס שבין פלוס למינוס.
- פעולת סטורנו נרשמת ביומן על בסיס תיעוד פנים שנוצר בעסק, ומהווה אסמכתא להנהלת החשבונות.
ביטול רישומי יומן שגויים – סטורנו מבטלת
תיקון שגיאה יעשה באמצעות הוספה של רישום יומן, אשר יחד עם הרישום השגוי יהווה רישום נכון (הרישום המתקן יועבר כמובן לספר הראשי). רישום יומן מתקן נקרא "סטורנו".
הדרך הפשוטה והבטוחה ביותר לתקן שגיאה היא באמצעות שני רישומי יומן: האחד שיגרום לביטולו של הרישום הלקוי והשני לרישום הפעולה מחדש באופן תקין.
ביטולו של רישום יומן שגוי יעשה על ידי עריכת רישום יומן נוסף – הפוך לו.
דגשים:
שיק שאתה נותן החשבון בזכות הינו חשבון עו"ש בנק.
שיק עו"ש שאתה מקבל, הוא לקופה.
בהפקדה , חשבון החובה יהיה העו"ש.
הרישום של חשבונית מס שיש בה הנחה, לא מעניינת ההנחה ואין לרשום אותה ,אלא לרשום רק את הסכום לאחר ההנחה וגם המע"מ.
סטורנו משלימה
קורה שאירוע נרשם בחשבונות הנכונים, אבל הסכום שנרשם ביומן והועבר לספר הראשי קטן מזה שהופיע במסמך שהיווה בסיס לרישום.
במקרה כזה ניתן לחסוך את ביטולה של הפעולה השגויה. די אם יתווסף רק הסכום החסר על ידי רישום יומן משלים.
לדוגמא: הבנק חייב את חשבון עו"ש בבנק ב-3200₪, בגין החזר הלוואה.
האירוע נרשם 3000, במקום 3200.
הפעולה נרשמה לחובה ולזכות בחשבונות הנכונים, אך הסכום שנרשם בהם היה קטן מדי. יש לכן להוסיף את פקודת היומן הבאה:
לחובת: הלוואה מבנק 200, ולזכות עו"ש בבנק 200.
ובכך יסתכם הרישום בשני החשבונות בסכום הנכון.
סטורנו מחסרת
סטורנו מחסרת הינה המקרה ההפוך לסטורנו משלימה:
אם חויבו וזוכו החשבונות הנכונים, אבל הסכום שנרשם ביומן היה גדול מזה המופיע במסמך, יתוקן הרישום כך: החשבון שזכה יחוייב בהפרש, והחשבון שחוייב יזוכה בהפרש.
כלומר: למעשה סטורנו מבטלת על סכום ההפרש.
לדוגמא: נקנתה באשראי סחורה, במחיר 7,100₪ בתוספת מע"מ בשיעור 17%.
נרשם חובה קניות 7700, מע"מ תשומות 1309, זכות ספקים 9009.
התיקון: חובה ספקים 702, זכות קניות 600, זכות מע"מ תשומות 102.
סטורנו מחסרת היא רישום מבטל על חלק מהסכום שבפעולת יומן שגויה.
סטורנו מעבירה
לעתים הסכומים ברישום יומן נכונים, אלא שהם נרשמו לחובתו או לזכותו של חשבון בלתי מתאים.
לדוגמא: התקבלו מלקוח 4000 בשק על חשבון חובו.
האירוע נרשם לחובת עו"ש בבנק 4000, ולזכות לקוחות 4000.
בדיקה מעלה שהרישום נכון, חוץ מהטעות שבחיוב חשבון עו"ש במקום חשבון קופה.
לצמורך תיקון ננקוט תחילה בדרך הארוכה של ביטולו הגמור של הפעולה השגויה ורישומה מחדש:
- חובה: לקוחות 4000. זכות: עו"ש בבנק 4000 – ביטול כל הפעולה.
- חובה: קופה 4000. זכות: לקוחות 4000 – רישום תקין.
בתיקון זה יש למעלה פעולת סרק של חיוב חשבון לקוחות ברישום מס' 1, וזיכויו באותו סכום בדיוק ברישום מס' 2.
הן החיוב והן הזיכוי מיותרים, משום שבחשבון לקוחות הרישום המקורי היה נכון.
כדי לקצר את התהליך ניתן לבטל רק את החיוב השגוי שברישום המקורי, ולהעביר את הסכום לזכות החשבון המתאים – חשבון קופה.
התיקון יהיה: חובה קופה 4000, זכות עו"ש 4000.
סטורנו הפוכה – כפולה
היפוך חשבונות הוא שגיאה נפוצה. חשבון שצריך היה לחייבו זוכה, וחשבון שצריך היה לזכותו חוייב.
שגיאה כזאת גורמת לטעות בכפל הסכום בכל אחד מהחשבונות.
דוגמא א':
היתרה בחשבון קופה בנקודת זמן מסויימת היא 3000. עם קבלתם של 500 מלקוח וחיוב הקופה בתקבול גדלה היתר ל-3500.
בספר הראשי יראה החשבון כך:
יתרת פתיחה 3000
תקבול מלקוח 500
יתרת סגירה 3500
נניח עכשיו שבמקום שחשבון קופה יחוייב בתקבול של 500, החשבון זוכה בסכום זה. הטעות תשפיע על החשבון כך:
יתרת פתיחה 3000
זיכוי מוטעה 500
יתרת סגירה 2500
3000/3000
ההפרש בין היתרה הנכונה 3500, לבין היתרה השגויה 2500 הוא 1000, שהם כפל הסכום שנרשם בצד הלא נכון של החשבון. 500X2.
לתיקון יש לחייב פעם אחת את חשבון קופה ב500, כדי לבטל את הזיכוי השגוי, ואז לחייב את החשבון ב-500, נוספים כדי לבטא את תוספת הערך שהייתה בפועל.
כלומר: יש בעצם לחייב את החשבון בכפל הסכום שזוכה בטעות ברישום המקורי.
אחרי עריכת הרישום המתקן תהיה היתרה 3500 כנדרש, ובספר הראשי יראה החשבון כך:
יתרת פתיחה 3000 בחובה
בזכות זיכוי מוטעה של 500
תיקון הרישום בחובה 1000
יתרת סגירה 3500
4000/4000
דוגמא ב':
יתרת ההתחייבות של עסק כלפי ספק מסויים היא 12,000.
העסק משלם לספק 10000 במזומן. יתרת ההתחייבות לאחר התשלום היא כמובן 2000₪.
אילו בטעות היה נרשם: חובה קופה 10000, בזכות ספקים 10000, במקום חובה ספקים וזכות קופה, היתה יתרת ההתחייבות גדלה ל- 22000.
ההפרש בין היתרה הנכונה, 2000, לבין היתרה השגויה 22000, הוא 20000, שהם כפל הסכום שנרשם בטעות לזכות החשבון במקום לחובתו.
סטורנו הפוכה – כפולה = היפוך החשבונות וכפל הסכום.
דוגמאות לדיווחים ותיקונים לסטורנו:
התאמה בין חשבונות של ספק ולקוח:
